Transformar dados em conhecimento: a aposta da Engitex para as tinturarias

Numa tinturaria, cada nova encomenda gera um conjunto de decisões que, muitas vezes, já foram tomadas no passado. No entanto, a informação acumulada ao longo dos anos nem sempre está organizada ou acessível, obrigando as equipas a repetir processos e a depender da memória dos colaboradores. Foi precisamente para responder a este desafio que Pedro Torres criou a Engitex.

Engenheiro informático de formação, com experiência no setor têxtil e atualmente ligado à banca nos Países Baixos, identificou há cerca de dois anos uma oportunidade nas empresas de tinturaria e acabamentos. O objetivo era claro: desenvolver uma plataforma capaz de centralizar informação, ligar departamentos e transformar dados dispersos em conhecimento útil para a gestão e a produção.

“Uma tinturaria não deve começar do zero sempre que recebe um pedido novo. Se há histórico, esse histórico tem de trabalhar a favor da empresa”, afirma.

A solução, construída em conjunto com duas empresas do sector, permite acompanhar em tempo real o estado da produção, medir produtividade, controlar prazos, identificar bloqueios, simular cenários antes de aceitar encomendas e facilitar a preparação para auditorias.

O T Jornal entrevistou Pedro Torres, que explica as vantagens associadas ao software.

Qual foi a necessidade/lacuna de mercado que identificou no sector que o levou a criar este software?

As soluções atuais servem sobretudo para guardar dados, mas não ajudam a empresa a aprender com eles.

É por isso que muitas empresas têm software há anos e continuam com os departamentos a funcionar como ilhas. A informação existe, mas não é tratada nem interligada de forma a apoiar a tomada de decisão. O que me pareceu faltar no mercado foi precisamente essa capacidade de transformar dados operacionais em conhecimento útil para a empresa.

Em que fase está neste momento o projeto?

Temos um desenvolvimento base sólido, mas a implementação tem de respeitar a forma como cada empresa trabalha. Por outro lado, as empresas têm de evoluir logo no momento da implementação do software, isso significa que o produto nem sempre deve replicar a realidade da empresa, porque isso impede que questionem processos e maus hábitos já enraizados.

Que mais-valias traz às empresas de tinturaria e acabamentos?

Centralizamos a informação do chão de fábrica numa única plataforma, desde as operações internas até à comunicação com o cliente.

A ideia não é apenas passar o papel para o computador. Isso, por si só, não é transformação digital. O objetivo é transformar os dados operacionais em informação útil: saber o estado real da produção, medir produtividade, acompanhar prazos, perceber bloqueios e evitar que cada departamento trabalhe fechado sobre si próprio.

No fundo, queremos que a informação deixe de estar dispersa e passe a ajudar a empresa a decidir melhor.

Porque é que uma empresa haveria de mudar o que já tem?

O retorno vem sobretudo da redução de erros, na previsibilidade do planeamento, e de menos tempo perdido à procura de informação.

Numa tinturaria, um erro não custa apenas o tempo de o corrigir. Pode significar reprocessamentos, atrasos, desperdício de produtos químicos e ocupação desnecessária de máquinas. E isso mexe diretamente com a margem de uma encomenda. Por vezes, um reprocessamento pode ser a diferença entre uma encomenda lucrativa e uma encomenda apenas marginalmente lucrativa. No contacto com tinturarias, percebi também que muitas vezes a administração acredita que certos processos são mais simples ou automáticos do que realmente são. Só quando o operador explica o dia a dia é que se percebe a quantidade de trabalho manual, atalhos e dependências que existem.

Que tipos de dados a interface agrega?

Agregamos dados dos principais departamentos: laboratório, armazém, encomendas, produção (planeamento e receituário), controlo de qualidade, manutenção e um portal dedicado ao cliente.

Cada departamento continua a trabalhar a sua realidade, mas a informação passa a estar interligada.

Uma cor desenvolvida no laboratório pode originar uma encomenda; essa encomenda entra em produção, exige produtos químicos, ocupa máquinas, necessita do controlo de qualidade e pode ser acompanhada pelo cliente. O software permite ligar toda esta informação ao longo do processo.

O sistema analisa ativamente fórmulas e reprocessamentos anteriores, identifica também padrões e erros, podendo sugerir melhorias. Pode explicar melhor essa parte?

O software ajuda a empresa a aprender com o passado.

Quando se desenvolve uma nova cor, a plataforma permite consultar cores semelhantes feitas anteriormente, fórmulas utilizadas, tentativas realizadas e reprocessamentos efetuados. Isto reduz a dependência da memória individual e ajuda a evitar que a empresa repita erros já cometidos no passado.

No fundo, uma tinturaria não devia começar do zero sempre que recebe um pedido novo. Se existe histórico, esse histórico deve trabalhar a favor da empresa.

À medida que acumula informação, a empresa consegue também identificar padrões e perceber melhor quais as soluções que funcionaram em situações semelhantes.

De que forma o software evita que informação crítica fique concentrada num determinado colaborador?

Centralizando o conhecimento.

Quando a informação crítica está apenas na cabeça de uma pessoa, a empresa fica vulnerável e dependente. Se esse colaborador muda de função ou sai da empresa, parte desse conhecimento pode perder-se.

Ao centralizar informação, histórico e decisões, garantimos que o conhecimento permanece acessível à organização.

Onde é que as empresas perdem eficiência e conseguiriam ganhá-la?

Perdem eficiência sempre que precisam de procurar informação, repetir trabalho ou decidir sem dados. Muitas vezes, a empresa já resolveu um problema no passado, mas não consegue encontrar essa informação rapidamente. A prova disso é que ainda que a informação esteja registada no software, confiam e sentem a necessidade de preservar todos os processos papel e procurá-los no momento que precisam de consultar.

Já desenvolveu uma cor semelhante, já teve problemas com um determinado artigo ou já reprocessou uma encomenda. Se esse histórico for difícil de consultar ou estiver apenas na memória de alguém, a empresa acaba por repetir testes, perder tempo e, em alguns casos, cometer os mesmos erros. É precisamente aí que existe uma oportunidade significativa de ganho de eficiência.

Como garantem a fiabilidade e consistência dos dados recolhidos?

Normalizamos os dados.

Um dos grandes problemas de muitos softwares antigos é dar liberdade total ao utilizador para escrever tudo como quiser.

À primeira vista parece flexível, mas na prática destrói a qualidade dos dados. Se cada pessoa escreve o mesmo conceito de forma diferente, a empresa acaba por ter ruído no meio de tanta informação.

No nosso software existem regras e validações sobre os dados introduzidos, criando uma linguagem comum dentro da empresa. É essa consistência que permite transformar dados em informação útil.

Que indicadores diria que a app dá e que são chave para os administradores?

No laboratório, por exemplo: conversão de lab-dips em encomendas, taxa de aprovação dos lab-dips e tempo médio de desenvolvimento.

Na manutenção: quantas intervenções foram feitas por máquina, quanto tempo duraram e que tipo de avarias ocorreram.

No armazém e na produção: encomendas em carteira, prazos em risco face à capacidade disponível e disponibilidade de produtos químicos para responder às encomendas em curso.

Há departamentos onde as empresas praticamente não medem produtividade. O laboratório é um bom exemplo. Trabalha-se muito, mas muitas vezes não existe uma visão clara de quanto desse trabalho se transforma efetivamente em encomendas.

Como foram desenhados os dashboards para evitar excesso de informação?

Foram desenhados para ajudar a decidir.

Um erro comum é criar painéis cheios de gráficos que impressionam numa apresentação, mas que ninguém utiliza no dia a dia.

Diferentes pessoas e departamentos necessitam de métricas diferentes. Por isso, apresentamos indicadores específicos para cada perfil: administração, laboratório, produção, armazém, manutenção e controlo de qualidade.

Existe potencial de planeamento e previsão de capacidade ligado ao on-demand?

Sim. À medida que a empresa acumula histórico, o software consegue identificar padrões e gerar estimativas cada vez mais fiáveis sobre os tempos necessários em cada fase do processo produtivo. Isso permite melhorar o planeamento e adequar a capacidade produtiva às necessidades reais.

É possível simular cenários antes de aceitar uma encomenda?

Esse é um dos objetivos.

Antes de aceitar uma encomenda, a empresa deve conseguir perceber qual a sua capacidade disponível, que prazo consegue assumir e quais serão as necessidades de stocks de produtos químicos. Tomar esse tipo de decisão com base em dados reduz o risco de assumir compromissos difíceis de cumprir.

O que consegue ver o cliente?

O cliente acede a uma área própria onde consegue acompanhar o desenvolvimento dos lab-dips, aprovar cores, consultar o estado das encomendas e verificar resultados de controlo de qualidade.

O objetivo é aumentar a transparência e facilitar a comunicação entre cliente e fornecedor.

O software pode ajudar a preparar auditorias?

Sim.

As auditorias exigem rastreabilidade das encomendas e dos produtos químicos utilizados. Por isso, muitas empresas começam a preparar uma auditoria vários dias antes da sua realização.

Ao centralizar a informação e garantir a sua rastreabilidade, o software simplifica esse processo e reduz significativamente o tempo necessário para reunir documentação.

Como garantem a interoperabilidade com outras plataformas usadas pelo sector?

O software foi pensado para integrar com outras soluções. Existem sistemas no setor que gerem áreas muito específicas, como cozinhas de cor ou JETs de tinturaria. Faz sentido que essas soluções comuniquem connosco.

Até ao momento não senti grande resistência nesse ponto, porque esses sistemas também não querem ser uma ilha de informação.

No pior dos casos, existe um custo técnico de integração, mas a integração faz parte da filosofia do projeto.

É possível interação mobile?

Sim. É uma plataforma web e pode ser utilizada em qualquer dispositivo.

Os dados são exportáveis ou ficam presos na plataforma?

São exportáveis.

Por outro lado, quando as empresas pretendem exportar dados, muitas vezes fazem-no para colmatar uma funcionalidade que o software não oferece.

Por isso, antes de permitir a exportação, procuramos perceber qual é a necessidade e, sempre que possível, resolvê-la diretamente dentro da plataforma.

Existem níveis de acesso à informação diferentes?

Sim. Cada perfil pode ter permissões diferentes, de acordo com as suas funções e responsabilidades.

Porque decidiram integrar um sistema de suporte (chat) diretamente na aplicação?

Se um utilizador tem uma dúvida ou um problema dentro da aplicação, faz sentido conseguir pedir ajuda diretamente a partir daí.

Isso permite resolver problemas de forma mais rápida e ajuda-nos também a perceber onde estão as principais dificuldades dos utilizadores.

Que preocupações teve na construção do software para que fosse user friendly e intuitivo o suficiente para qualquer funcionário?

Num chão de fábrica, a interface tem de implicar o mínimo de trabalho e de cliques possível. Por isso, o design foi uma das minhas maiores preocupações. O objetivo foi facilitar a vida ao utilizador, reduzir a complexidade e evitar interfaces poluídas com informação excessiva.

Quanto tempo demora a implementação?

Nesta fase, diria que compreender a forma como a empresa trabalha e adaptar a solução à sua realidade demora entre nove e doze meses, dependendo da dimensão e da complexidade da operação.

Qual é o retorno esperado desse investimento?

O retorno surge através de vários fatores: menos tempo perdido à procura de informação, menor dependência de pessoas-chave, redução da repetição de erros, melhor planeamento da produção e maior capacidade para cumprir prazos.

São ganhos que nem sempre aparecem numa única métrica, mas que têm impacto direto na eficiência operacional e na capacidade de resposta da empresa.

Qual é a ambição para os próximos 3/5 anos?

Sendo um mercado de nicho, o objetivo é tornar este software a solução mais adotada nas tinturarias em Portugal.

Num momento em que a digitalização é uma prioridade crescente para a indústria têxtil e vestuário, Pedro Torres defende que o verdadeiro valor da tecnologia não está apenas na recolha de dados, mas na capacidade de os transformar em conhecimento. Através da Engitex, procura responder a um desafio comum a muitas empresas de tinturaria e acabamentos: garantir que o conhecimento construído ao longo dos anos permanece acessível, partilhado e capaz de apoiar melhores decisões no futuro.