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É na revista Forbes que o analista de mercado Henry DeVries explica a importância da participação nas feiras de negócios como um racional de negócio que deve importar aos empresários não desprezarem. Sendo certo que, diz DeVries, é necessário não confundir participação com mera presença. E é neste quadro que a preparação é capaz de transformar uma presença – potencialmente inócua – numa participação.
De acordo com estatísticas publicadas pelo site spingo.com, o custo de uma reunião presencial com um possível cliente no âmbito de uma feira de negócios é de cerca de 130 euros – custo que ascende aos 250 euros se a reunião presencial for mantida no escritório do mesmo potencial cliente.
“A chave para o sucesso em qualquer evento é a preparação e, ainda assim, é onde as pessoas gastam menos tempo e esforço”, diz uma especialista na matéria citada por DeVries. Um erro que importa corrigir de uma forma transforme a participação numa feira num sucesso com pouca margem para não ser garantido.
A análise de DeVries (e da especialista Alice Heiman) propõe uma preocupação renovada com a preparação, consubstanciada em seis passos. Planear com tempo é o primeiro deles: uma vez conhecido o espaço da exposição, não deve perder-se tempo. Depois, é necessário tomar conhecimento o mais profundo possível do programa, dos palestrantes (se for caso disso), dos restantes expositores e outros participantes, do objetivo ou objetivos do certame.
De seguida, é preciso escolher uma mensagem: no meio de dezenas ou centenas delas, cada participante deve tentar ser, curto, incisivo e marcante, na tentativa de que a sua mensagem não se dilua no meio de todas as outras. Se possível, esta mensagem deve começar a que a ser trabalhada ainda antes da feira ter início: antecipar a presença junto de potenciais clientes pode ser muito importante.
Depois é necessário agendar compromissos. Uma empresa participante deve entrar em contacto com clientes e agendar compromissos para o tempo em que a feira decorrer. Mas estes encontros devem ser preparados ao pormenor – devendo transmitir a perceção de um encontro bem estruturado, onde o acaso (perguntas inesperadas, por exemplo) não tem lugar.
Em quinto lugar, é preciso tempo para acompanhar o que está a acontecer a cada momento. O foco não pode ser apenas ‘a nossa empresa’: uma feira é por definição uma partilha de conhecimento e ela não se dará se de um dos lados houver indisponibilidade para ouvir.
Finalmente, é necessário que, no final, todos os aspetos da presença numa feira sejam analisados ao pormenor. Com dois objetivos principais: absorver e utilizar as vantagens conseguidas com a presença numa feira; e preparar as alterações necessárias em relação ao que possa não ter corrido bem, para que os mesmos erros, na feira seguinte, não se repitam.